让人100%受益匪浅的Excel做表技巧,提升你N倍的工作效率

发布时间:2019-09-18 00:37:36   来源:东方头条   点击:
编按:哈喽,大家好!之前我们发过很多Excel函数类、技巧类的文章,相信各位小伙伴也从中学到了不少,但仔细想想还从未提过

编按:

哈喽,大家好!之前我们发过很多Excel函数类、技巧类的文章,相信各位小伙伴也从中学到了不少,但仔细想想还从未提过如何制表。说到这里,有些小伙伴可能就有疑问了,“制表还需要学吗?不就是把数据录入在表中就行了吗?”no、no、no!制表的原理,就好比英语的语法,大家都知道只背单词而不学语法是永远学不好英语的;excel也是如此,如果只学技巧,而不学习制表的原理,学的东西就只是一盘散沙。正确的制表理念和思路,才是提高我们日常工作效率的关键!(由于篇幅原因,本系列文章将分为上下两篇,本篇为上篇。)

【前言】

今天的文章是一篇理论文章,没有函数技巧讲解,没有酷炫图表实例,也没有神奇的VBA教程,如果你想学技巧,那这篇文章不适合你的要求。但是如果你想让自己在使用Excel方面更加地得心应手,能够让构建的表格提高我们日常的工作效率,那么这篇文章是你的不二之选。

日常工作中我们会构建很多的表格,其实这些表格无论多少,都可以归结为三大类,作者将之归结为“源数据表”、“关系信息表”和“统计分析表”。只有明白了这三类表的特性和相互间的联系,我们才可以更好地使用函数、图表、数透、VBA等技术手段来处理。

正确的制表理念和思路,才是同学们学习Excel的基础中的基础,这将决定做出的表格是不是便于操作和统计,也将决定做出的表格间自动化协作能力的可发挥性。

一、“源数据表”是一套表格“统计的核心”

万丈高楼平地起,地基的牢固性是不容忽视的。我们日常使用Excel来处理工作中的数据统计、数据分析、制作图表等等,都离不开“源数据表”的使用,就像盖楼房一样,没有地基就没有楼;地基不牢,楼房则不稳。同理,没有“源数据表”,也就没有我们所有想要操作数据的可能性。“源数据表”不规范不全面,也会给我们一切以此为基础的制表过程造成很多的麻烦。

1、“源数据表”的来源

“源数据表”也就是我们平时说的,源数据、数据源、明细表、记录表等等叫法。它主要的来源有两种:

1)从某些办公软件中导出;

2)日常工作中,通过凭证、单据进行手工录入;

2、“源数据表”中的元素

“表”其实就是某个特定主题下的一个数据集合,它将具有相同属性的数据放在一起,由行列的形式来记录。

我们用下面的图例来说明,“源数据表”中的组成元素:

图1

无论我们是从某些软件中导出的数据源,还是日常手动输入的,都应该按照这种结构来设计表格的架构。

3、“字段”的格式

字段的格式设计对于我们日常统计表格有着相当重要的意义,其主要的格式有两种:

文本:

1)特定意义的字符串,如姓名、性别、商品名称等

2)由文字、字母、数字、符号组成的代码

3)不需要计算的数字串,如电话、身份证等

数值:

1)日期、时间,日期时间是一种特殊的数值,可以直接参与计算

2)需要计算的数值,如数量、金额等。

3)百分数,如折扣。

提示1:字段的内容尽量拆分细致

表格中的每个字段也可以称为记录条的各个属性,这个属性设计的越全面,最后的统计工作就会越详细,数据剖析的就会越多维化,例如下面的例子就不言而喻了吧。

图2

提示2:不要多种格式的数据写在一个字段中

既然我们规定了字段的内容,那么就要按照字段的内容来写,同时切记不可把不同格式的数据写到一个单元格中,例如下面的例子,相信大家对这样的数据一定都不陌生。烦恼都是自找的,不要自扰之。

图3

如果这样的一篇数据摆在眼前,我会劝他好好看看今天的文章,如果你设计成下图的结构,是不是即便你不会使用函数等手段,统计数据也不会是一件难事。

图4

4、“源数据表”的形态

Excel表格是平面的,从结构上可分为“一维表”和“二维表”。那么什么是一维表,或者二维表呢?其最主要的辨别方式就是,看每条记录条对应的各个字段属性是否独立。我们还以上面的数据为例:

图5

一维表中,同列同属性,每条记录中各个字段的属性不一样;二维表中,同一个记录条中有一样属性的内容。一般情况下,我们的“源数据表”都是以“一维表”的结构来构建的,二维表往往作为“统计分析表”来体现,例如数据透视表的结构就是典型的二维表。

5、“关键字”字段

关键字的说法来源于数据库,是指表中一个或多个字段,它的作用是用于唯一地标识表中的某一条记录或某一个字段属性。在两个表间进行引用的时候,关键字用来在一个表中引导出另一个表中记录的内容,其具有唯一性的原则。如果设置了“关键字”字段,那么此列内容不能为空。

我们举个例子,说明“关键字”的重要性:

图6

上图有表一和表二两部分,唯一可以联系的就只有姓名字段,可是显然记录条“孙”在两个表中产生了“二义性”,我们无法通过Excel的手段辨别表一中的“孙”到底是“北大”还是“复旦”的,那么“关键字”就起到了很大的作用。

因为学号是每个学生唯一的识别信息,所以如果表中有每个人的学号,那么我们就可以很轻易的使用VLOOKUP函数索引信息了。

图7

E3单元格的函数:=VLOOKUP($A3,$A$14:$E$18,COLUMN(C3),0)

然后,复制单元格E3,再选择E3:G11区域,鼠标右键——选择性粘贴——粘贴公式,即可解决我们的问题。

图8

这就是“关键字”在日常表中的重要性,例如:身份证号、学号、商品代码、员工代码等等,因为都具有唯一性的原则,故经常被作为“关键字”字段使用。这也说明,为什么我们的源数据表往往“手动记录的表,不如各种软件导出的表好统计”,就是因为我们在自己建立源数据表的时候没有考虑到信息关联的“关键字”字段,但是基于数据库的各种软件本身运行的需要,这个主键值是一定会设置的!

在这里也特别的强调一个问题:大家没事儿别总用合并单元格!!!!!

“源数据表”,就让它每一行都是一个独立的记录条,觉得重复了劳动量,就去找方法,例如Ctrl+D、Ctrl+R这类填充性质的快捷键,数据有效性的选取式录入等等。我对我的学生一向都是重点建议——慎用,甚至禁用合并单元格!!

【编后语】

《源数据表》对于一套自动化的表格来说,是相当重要的,有那么一句话:如果“源数据表”做得规范,即便不会函数、VBA,也会提高80%的工作效率。一点没有夸张,不信你就试一试。

今天的教程到这里就结束了,后续将继续为大家更新一套表格的“关系纽带”——“关系信息表”以及体现效率的“统计分析表”,敬请期待。

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